Evo Magz v4.7

Pengertian organisasi dan administrasi berkisar pada suatu terminologi yang memadukan dua konsep besar: Konsep organisasi dan konsep manajemen. Baik organisasi maupun administrasi tidak dipandang secara langsung melainkan diasumsikan merupakan 2 konsep yang saling melengkapi. Organisasi merupakan suatu entitas kelompok manusia, yang di dalam pengelolaan sehari-hari membutuhkan kegiatan manajemen. Tanpa manajemen, sulit bagi suatu organisasi bertahan hidup. Tanpa organisasi, administrasi kehilangan media aplikasinya, hanya semacam “ruh” tanpa “jasad.”

Sebelum masuk terlalu jauh, perlu diberikan beberapa rambu yang membatasi penggunaan kedua konsep biar pembahasan tidak overlap. Pertama, baik organisasi ataupun administrasi yaitu dua konsep terpisah. Kedua, organisasi dan administrasi sanggup berpadu alasannya yaitu masing-masing mempunyai ontologi (bidang kajian) nya sendiri-sendiri yang saling melengkapi satu sama lain. Ketiga, sebelum masuk ke dalam pembahasan “simbiosis-mutualis” antara konsep organisasi dan manajemen, perlu diberikan definisi atas masing-masing konsep.

Definisi Organisasi

Edgar H. Schein mendefinisikan organisasi sebagai “koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggungjawaban.”[1] Menurut Talcott Parsons, organisasi berbeda dengan sistem-sistem sosial lainnya alasannya yaitu ia mempunyai sifat formal dan berorientasi pada pencapaian suatu tujuan.[2] Dengan demikian, secara umum kita sanggup mendefinisikan organisasi sebagai suatu kolektivitas orang yang aktivitasnya didesain secara sadar, dikoordinasi dan diatur oleh para anggotanya dalam rangka mengejar suatu tujuan tertentu dan menggapai tujuan bersama yang sifatnya lebih spesifik.

Richard L. Daft mendefinisikan organisasi sebagai (1) entitas sosial yang (2) diatur oleh tujuan, (3) didesain secara sengaja berupa sistem kegiatan yang terstruktur dan terkoordinasi, dan (4) bekerjasama dengan lingkungan eksternalnya.[3] Bagi Daft, organisasi tidak dibangun oleh seperangkat hukum dan prosedur, melainkan oleh orang serta korelasi antara mereka dengan orang lainnya. Daft melanjutkan bahwa organisasi “ ... exist when people interact with one another to perform essential functions that help attain goals.”[4] Daft menempatkan kiprah manajer dalam posisi sentral untuk menstrukturasi dan mengkoordinasi sumber daya organisasi guna mencapai tujuan organisasi.

Stephen Robbins and Mary Mathew mendefinisikan organisasi sebagai “entitas sosial yang dikoordinasi secara sadar, dengan batasan-batasan yang relatif sanggup dikenali, yang berfungsi secara terus-menerus dengan dasarnya yaitu untuk mencapai suatu tujuan bersama atau seperangkat tujuan.[5]

Menurut Robbins and Mathew, kalimat “dikoordinasi secara sadar” merujuk pada “manajemen,” “entitas sosial” merujuk pada unit (organisasi) yang terdiri atas orang atau kelompok orang yang saling berinteraksi satu sama lain. Pola interaksi yang dilakukan sejumlah orang di dalam organisasi tidak muncul begitu saja melainkan telah disusun sedemikian rupa. Karena organisasi yaitu entitas sosial, maka pola-pola interaksi di antara para anggotanya harus seimbang dan serasi guna meminimalisir “keberlebihan” disamping juga memastikan bahwa tugas-tugas tertentu sanggup dirampungkan.

Masih berdasarkan Robbins and Mathew, organisasi punya “batas-batas yang relatif sanggup dikenali.” Batasan ini sanggup berubah setiap waktu, dan ia tidak selalu jelas, tetapi batasan yang ditentukan tetap harus ada. Batasan ini mempunyai kegunaan untuk membedakan antara anggota dengan nonanggota. Batasan tersebut sanggup dicapai lewat kontrak-kontrak eksplisit (tegas) ataupun implisit (terselubung) di mana kerja dipertukarkan dengan upah. Bahkan, dalam organisasi sukarela, donasi (upah) anggota diberikan dalam bentuk prestise, interaksi sosial, atau kepuasan menolong orang lain (altruisme).

Juga, berdasarkan Robbins and Matthew, orang-orang di dalam organisasi punya kaitan “terus-menerus.” Misalnya, seorang sales terlibat di dalam organisasi 8 jam sehari dan 6 hari seminggu. Sebaliknya, anggota dalam organisasi semisal APTISI (Asosiasi PTS Indonesia) paling banter bertemu ketika halal bihalal Idulfitri atau rapat 2 kali dalam 1 tahun akademik. Terakhir, organisasi ada untuk mencapai sesuatu. Sesuatu yang dimaksud dalam kalimat terakhir tersebut yaitu “tujuan.”

Definisi organisasi lainnya diberikan Gareth Jones and Mary Mathew, yang mendefinisikannya sebagai “alat yang dipakai oleh orang dalam mengkoordinasikan tindakan-tindakan mereka guna memenuhi sesuatu yang mereka harapkan atau hargai, yaitu mencapai tujuan.[6] Untuk definisi ini, Jones dan Mathew mencontohkan, alasannya yaitu orang menghargai keamanan maka mereka membuat organisasi-organisasi menyerupai kepolisian, angkatan bersenjata, atau bank (untuk keamanan kepemilikan). Orang yang menghargai hiburan membuat organisasi menyerupai Walt and Disney Company, Metro Goldwyn-Meyer, atau Lions Gate. Orang yang menghargai nilai-nilai spiritual atau pendidikan mendirikan Walubi (Perwalian Umat Buddha Indonesia), yayasan pendidikan, atau yayasan penyandang cacat.

Definisi Manajemen

Menurut Harold Koontz and Heinz Weihrich, administrasi yaitu “proses penyusunan dan pemeliharaan lingkungan dalam mana individu-individu, bekerja secara bersama dalam suatu kelompok, yang berupaya memenuhi suatu tujuan secara efisien. Koontz and Wehrich kemudian meluaskan definisi tersebut sebagai berikut:[7]

Sebagaimana manajer, orang-orang menjalankan fungsi manajerial menyerupai planning, organizing, staffing, leading, and controlling.
Manajemen diberlakukan atas setiap jenis organisasi.
Fungsi manajerial ditimpakan pada setiap manajer pada level organisasi manapun.
Manajemen memberi perhatian pada produktivitas.

James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, and Daniel R. Gilbert, JR. mendefinikan administrasi sebagai “proses planning, organizing, leading, dan controlling kerja-kerja para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang ada.” [8] Manajemen yaitu praktek yang disadari dan terus-menerus guna membentuk organisasi. Setiap organisasi punya orang yang bertanggung jawab guna membimbing mereka mencapai tujuan. Orang ini disebut manajer. Sebab itu, organisasi haruslah dimanajemen.

Menurut Andrew J. DuBrin – menyerupai dengan Stoner et al di atas –manajemen yaitu “proses penggunaan sumberdaya organisasi guna mencapai tujuan organisasi melalui fungsi-fungsi planning, organizing and staffing, leading, dan controlling.”[9] Definisi administrasi dari DuBrin ini kiranya tidak terlampau berbeda dengan definisi-definisi administrasi lainnya.

Manajemen, berdasarkan definisi Robert Kreitner, yaitu suatu proses bekerja dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dalam lingkungan yang selalu berubah.[10] Ada 5 komponen penting dalam definisi tersebut, yaitu:[11]

Bekerja dengan dan melalui orang lain;
Mencapai tujuan-tujuan organisasi;
Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi;
Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya; dan
Menghadapi lingkungan yang berubah.

Bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajemen yaitu sebuah proses sosial. Suatu tujuan kolektif bisa membawa individu-individu yang berbeda untuk bekerja bersama-sama. Misalnya membangun candi-candi atau masjid-masjid, merakit sepeda motor, membangun stadion olahraga, membangun gedung sekolah, dan sejenisnya. Dalam konteks bekerja dengan dan melalui orang lain ini kiprah manajer menjadi signifikan. Manajer akan dihadapkan dengan : (1) duduk masalah korelasi interpersonal; (2) kegagalan memenuhi tujuan organisasi; (3) kegagalan membangun dan memimpin tim; dan (4) ketidakmampuan untuk berubah dan menyesuaikan diri selama masa transisi.

Mencapai tujuan-tujuan organisasi. Tujuan yaitu sasaran yang harus diperjuangkan serta diperlukan untuk tercapai. Organisasi biasanya lebih berhasil jikalau kegiatannya dituntun oleh tantangan untuk mencapai tujuan. Berbeda dengan individu, pencapaian tujuan organisasi harus dilakukan lewat tindakan kolektif. PT. Astra International, sebagai misal, menargetkan penjualan 550 ribu unit roda empat pada 2012 dan mempertahankan pangsa pasar 55%. Dengan sasaran tersebut, administrasi perusahaan ini harus bisa memanage 151.303 pekerja-nya yang tersebar dalam 148 perusahaan cabang untuk mencapai tujuan ini.[12]

Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi. Efektivitas yaitu elemen kunci dalam proses administrasi yang bekerjasama dengan pencapaian tujuan organisasi. Efisiensi yaitu elemen kunci dalam proses administrasi yang menyeimbangkan jumlah sumber daya yang dipakai dalam pencapaian tujuan. Penjelasan mengenai efektivitas dan efisiensi sanggup dilihat melalui kalimat-kalimat dalam tabel di bawah ini :

Tabel 1Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi

Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya. Manusia hidup di dunia yang serba terbatas. Dalam dunia yang terbatas ini, bidang ekonomi dan administrasi mempunyai fokus yang serupa. Ekonomi bicara soal bagaimana sumber daya yang terbatas bisa didistribusikan untuk pemakaian-pemakaian berbeda. Manajemen bicara soal bagaimana manajer mengatur faktor-faktor produksi yang terbatas – tenaga kerja, tanah, dan modal – biar sanggup dipakai secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

Menghadapi lingkungan yang berubah. Manajer yang sukses yaitu yang bisa mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Masalah yang bekerjasama dengan perubahan ini yaitu terrorisme, globalisasi, environmentalisme, evolusi kualitas produk, bangkitnya kesadaran identitas, dan revolusi internet serta e-business.

Lewat paparan singkat dan sedikit klarifikasi mengenai konsep organisasi dan manajemen, maka sanggup dilihat kesalingterkaitan antara kedua konsep tersebut. Organisasi membutuhkan administrasi guna mengatur dirinya, administrasi membutuhkan entitas organisasi untuk mengaktualisasikan fungsi-fungsinya dan ini terjelma dalam fungsi-fungsi manajerial dalam organisasi.

Fungsi-fungsi Manajerial dalam Organisasi

Fungsi Manajerial yaitu “tugas-tugas administratif umum yang harus dilakukan oleh organisasi secara keseluruhan demi mencapai tujuan yang dikehendaki.” Umum diketahui bahwa tugas-tugas kemanajerialan dalam organisasi terdiri atas 8 point, yaitu:

Planning. Planning (perencanaan) dirujuk selaku fungsi administrasi yang paling utama. Planning yaitu “formulasi rangkaian tindakan yang harus dilakukan di masa datang.” Rencana dibentuk berdasarkan tujuan. Tujuan yang pencapaiannya dituangkan ke dalam perencanaan memberi arah dan sasaran kerja bagi organisasi, sub-sub unitnya, serta donasi yang dilakukan para anggota organisasi.
Decision Making. Decision making (pembuatan keputusan). Manajer melaksanakan pemilihan atas sejumlah alternatif tindakan. Pengambilan keputusan yang cerdas dan etis ketika ini telah menjadi kebutuhan sekaligus tantangan besar bagi para manajer.
Organizing. Organizing (pengorganisasian) yaitu pertimbangan struktural yang terdiri atas penciptaan rantai komando organisasi, pembagian kerja, dan penentuan kewenangan. Pengorganisasian yang teliti akan memastikan penggunaan sumber daya insan dilakukan secara efisien.
Staffing. Keunggulan suatu organisasi bergantung pada orang-orang yang menjadi anggotanya. Staffing terdiri atas proses menyerupai rekrutmen, training, dan pengembangan sumber daya insan dimana mereka ini yang akan memberi donasi pada setiap kegiatan organisasi.
Communicating. Manajer masa sekarang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan pengetahuan teknis kerja, instruksi, peraturan, dan informasi yang dibutuhkan biar pekerjaan sanggup selesai kepada para pekerjanya. Manajer juga harus sigap menjamin komunikasi 2 arah serta responsif atas umpan balik, baik ketika berkomunikasi dengan atasan maupun bawahan.
Motivating. Aspek penting administrasi yaitu memotivasi individu biar mau bekerja untuk mengejar tujuan bersama. Pemotivasian ini dilakukan dengan cara memuaskan kebutuhan serta memenuhi impian pekerja melalui sumbangan pekerjaan yang bermakna serta reward. Jadual kerja yang fleksibel akan sangat memotivasi pekerja di masa ketika ini.
Leading. Manajer harus bisa menjadi pemimpin yang inspiratif dengan menjalankan peran-peran, baik menjadi model pekerja ideal yang harus dicontoh ataupun bisa mengadaptasi secara fleksibel gaya administrasi yang ia kembangkan sesuai tuntutan situasi. Gagasan mengenai pemimpin yang visioner sekarang semakin populer.
Controlling. Pengendalian dilakukan manajer tatkala ia membandingkan antara hasil yang diperlukan dengan apa yang terjadi, untuk kemudian mengambil tindakan korektif atas ketidaksesuaian.

----------------------------------

[1] Edgar H. Schein menyerupai dikutip dalam John McAuley, Joanne Duberley, and Phil Johnson, Organization Theory: Challenges and Perspectives (Essex Pearson Education Limited, 2007) p.12.

[2] Ibid. p.12.

[3] Richard L. Daft, Organization Theory and Design, 10th Edition (Mason, Ohio: Cengage Learning, 2010) p.11.

[4] Ibid.

[5] Stephen P. Robbins and Mary Mathew, Organization Theory: Structure, Design, and Applications, Third Revised Edition (Uttar Pradesh : Dorling Kindersley, 2009) p.5.

[6] Gareth R. Jones and Mary Mathew, Organizational Theory, Design and Change, 5th Edition (Delhi : Dorling Kindersley, 2009) p.1

[7] Harold Koontz and Heinz Weihrich, Essentials of Management: An International Perspectives, 7th Edition (New Delhi: Tata McGraw-Hill, 2007) p.5.

[8] James A. F. Stoner, R. Edward Freeman and Daniel Gilbert, JR., Management, 6th Edition (Delhi: Dorling Kindersley, 2009) p.33.

[9] Andrew J. DuBrin, Essential of Management, 8th Edition (Mason, Ohio: South-Western Cengage Learning, 2009) p.2.

[10] Robert Kreitner, Management (Boston: Houghton Mifflin Company, 2007) p.5.

[11] Ibid.

[12] http://www.astra.co.id

tags:

definisi organisasi pengertian administrasi leading controlling entitas sosial dikoordinasi secara sadar definisi administrasi organizing staffing leading